Dataskyddsbeskrivning

Stiftelsen för främjandet av värdepappersmarknaden i Finland SR (nedan Stiftelse)
Dataskyddsbeskrivning
Datum för upprättande 8.11.2018

1 Personuppgiftsansvarig
Stiftelsen för främjandet av värdepappersmarknaden i Finland SR
FO-nummer: 1443432-8
Postadress: c/o Nordea Private Banking
Alexandersgatan 36 B, 00020 Nordea

2 Person som ansvarar för registreringsfrågor
Styrelseordförande

3 Namn på register: Register över dem som ansökt om och/eller beviljats stipendium

4 Syfte med och rättslig grund för hantering av personuppgifter

Register över dem som ansökt om stipendium: Registret över stipendieansökningar till Stiftelsen är avsett för beslutsfattande, statistikföring och Stiftelsens historikuppgifter. I registret sparas de uppgifter som getts i stipendieansökningarna samt uppgifterna i anknytning till framskridandet av och slutrapporten om forskningen eller projektet.

Register över dem som beviljats stipendium: Registret är avsett för betalning av stipendier och uppföljning av betalningarna samt för meddelanden till skattemyndigheten och Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt (LPA) om betalning av stipendium.

De som har ansökt om eller beviljats stipendium av Stiftelsen betraktas som Stiftelsens kunder vars personuppgifter Stiftelsen kan behandla utifrån ett berättigat intresse.

5 Behandlingsprocess

Stiftelsens register över dem som ansökt om och/eller beviljats stipendium förvaras så länge som deras användningsändamål är aktuellt. Personuppgifter behandlas bara i den mån som är nödvändigt med tanke på stipendieansökningar och beviljande av stipendium.

De som ansöker om stipendium behöver ett eget lösenord för att logga in i nättjänsten för ansökningarna. Uppgifterna om dem som ansöker om stipendium sparas och behandlas med stöd av ett samtycke av sökanden. Sökanden ska i förväg fråga sin referens om hens uppgifter får registreras i systemet.

Mottagargrupper till vilka personuppgifter kan lämnas ut är: Stiftelsens styrelse, ombudsman, personer som separat utsetts av Nordea Bank Abp med fullmakt av Stiftelsen och personer som i förväg utsetts av Stiftelsen såsom bedömare av stipendieansökningar. För användningsrätten krävs ett eget lösenord

6 Skydd av register

Uppgifterna samlas in till databaser i Aspicore Oy:s elektroniska datasystem som är skyddade med brandväggar och andra tekniska medel. Databaserna ligger i låsta och välbevakade lokaler. Bara vissa personer som fastställts i förväg kommer åt uppgifterna.

Utskrifter av skriftligt registermaterial, om dylika existerar av praktiska skäl, bevaras i låsta lokaler där tillträdet kontrolleras med teknisk bevakning.

7 Information i register

Register över dem som ansökt om stipendium: Sökandes namn, födelsetid och kontaktuppgifter, det ansökta stipendiets användningsändamål eller art, belopp, ansökningsdatum, uppskattad längd på arbete med stipendium, arbetsplan, erhållna stipendier under den senaste åren som sökanden har angett, bilagor till ansökan såsom sökandens meritförteckning och samfundens verksamhetsberättelser, projektets budgetar och de frågor som berör närståendekrets jämte svar som stiftelselagen (487/2015) kräver.

Register över dem som beviljats stipendium: Utöver uppgifterna ovan; sökandens personbeteckning, samfundets FO-nummer, nummer på bankkontot, datum för beviljande av stipendium, stipendiets belopp, stipendiets användningsändamål och betalningsuppgifter.

8 Förvaringstider för register över dem som ansökt och/eller beviljats stipendium

Uppgifterna om dem som ansökt om men inte beviljats stipendium förvaras fram till slutet av det år som följer efter ansökningsåret, varefter uppgifterna raderas. Uppgifterna om dem som beviljats stipendium kan förvaras i tio år, inklusive året då stipendium beviljades. Namn på mottagare av stipendium, beviljat belopp och stipendiets användningsändamål förvaras för evigt.

9 Motiveringar till stipendiebeslut till sökanden

Stiftelsen lämnar inte ut kommentarer av remissinstanser eller dem som bedömer stipendieansökningar till sökanden. Stiftelsen motiverar inte sina beslut eftersom bedömarna och remissinstanserna skall kunna ge en så ärlig åsikt som möjligt om ansökningarna. Bara de som beslutar om utdelning av stipendier får kännedom remissinstansens eller bedömarens utlåtanden.

10 Utlämning av uppgifter

Uppgifter om beviljade stipendier kan publiceras på Stiftelsens webbplats. Uppgifter om stipendier som betalats till fysiska personer meddelas Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt (LPA) för stipendiatens försäkringsskyldighet samt skatteförvaltningen. Utöver medlemmarna i Stiftelsens styrelse, Stiftelsens ombud, personer utsedda av Stiftelsens styrelse och personalen i Nordea Bank Abp i Finland handläggs stipendieansökningarna av experter som bedömer dem. Dessutom behandlas personuppgifterna av de referenser som sökanden utsett, personer som ger teknisk support, revisionsbyråer och revisorer. Uppgifterna används bara i den omfattning som är nödvändigt med tanke på mottagargruppen.

11 Den registrerades rätt att begära åtkomst till sina uppgifter

De som ansöker om eller beviljas stipendium har rätt att få åtkomst till de uppgifter i Stiftelsens register som berör dem själva. Kontrollbegäran och frågor kan riktas till Stiftelsen genom ett meddelande i Aspicore Oy:s system eller till Stiftelsens postadress.

12 Rätt att begära rättelse av uppgifter samt genomförande av rättelsen

De som ansöker om och/eller beviljas stipendium har rätt att begära rättelse av en felaktig uppgift i Stiftelsens register. Begäran om rättelse ska göras skriftligen och specificerat till adressen: Stiftelsen för främjandet av värdepappersmarknaden i Finland
c/o Nordea Private Banking, Alexandersgatan 36 B, 00020 Nordea

Stiftelsen/personuppgiftsansvarig informerar den registrerade om vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av begäran. Informationen ska ges inom en månad från att begäran tagits emot. Vid behov kan tidsfristen förlängas med högst två månader med beaktande av antalet begäran och hur komplicerade de är.

13 Samtycke till användning av personuppgifter

Genom att logga in i Stiftelsens register för ansökning av stipendium ger jag mitt samtycke till att mina personuppgifter behandlas enligt punkterna 1–12 ovan.