Tietosuojaseloste

Suomen Arvopaperimarkkinoiden Edistämissäätiö SR (jäljempänä Säätiö)
Tietosuojaseloste
Laatimispäivä 8.11.2018

1.Rekisterinpitäjä
Suomen Arvopaperimarkkinoiden Edistämissäätiö SR
Y-tunnus: 1443432-8
Postiosoite: c/o Nordea Private Banking
Aleksanterinkatu 36 B, 00020 Nordea

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Hallituksen puheenjohtaja

3. Rekisterin nimi: Apurahanhakija- ja apurahansaajarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Apurahanhakijarekisteri: Säätiölle osoitettujen apurahahakemusten rekisteri on apurahapäätösten tekemistä, tilastointia ja Säätiön historiatietoja varten. Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot.

Apurahansaajarekisteri: Myönnettyjen apurahojen maksamista ja maksamisen seurantaa varten, verottajalle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA) tehtäviä apurahamaksamisilmoituksia varten.

Säätiön apurahanhakijat ja apurahansaajat katsotaan Säätiön asiakkaiksi, joiden henkilötietoja Säätiö voi käsitellä oikeutetun edun perusteella.

5. Käsittelyprosessi

Säätiön apurahahakija- ja apurahansaajarekisteriä säilytetään niiden käyttötarkoituksen toteutumisen ajan. Henkilötietoja käsitellään vain apurahahakemusten ja apurahamyöntöjen kannalta välttämättömissä määrin.

Apurahahakijoiden kirjautuminen hakemusten verkkopalveluun edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Apurahanhakijan tietoja tallennetaan ja käsitellään perustuen hakijan suostumukseen. Hakijan tulee varmistaa suosittelijalta etukäteen, voiko hänen tietonsa kirjata suosittelijana järjestelmään.

Henkilötietojen vastaanottajaryhmiä, joille tietoja voidaan luovuttaa ovat: Säätiön hallitus, asiamies, Säätiön valtuuttamana Nordea Bank Oyj:n erikseen nimeämät henkilöt sekä Säätiön ennalta nimetyt henkilöt, kuten apurahahakemusten arvioitsijat. Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista salasanaa.

6. Rekisterin suojaus

Tiedot kerätään Aspicore Oy:n sähköisen tietojärjestelmän tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Tulostettu kirjallinen rekisterimateriaali, mikäli sellaista käytännön syistä on olemassa, säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa.

7. Rekisterien tietosisältö

Apurahanhakijarekisteri: Apurahanhakijan nimi, syntymäaika, yhteystiedot, haetun apurahan käyttötarkoitus tai laatu, haettavan apurahan summa ja hakemisaika, apurahatyöskentelyn arvioitu kesto, työsuunnitelma, hakijan ilmoittamat viime vuoden aikana saadut apurahat, hakemuksen liitteet, kuten hakijan ansioluettelo ja yhteisöjen toimintakertomukset, hankkeen budjetit sekä säätiölain (487/2015) edellyttämät lähipiirikysymykset vastauksineen.

Apurahansaajarekisteri: Edellisten tietojen lisäksi hakijan henkilötunnus, yhteisön Y-tunnus, pankkitilin numero, apurahan myöntöpäivä ja summa, apurahan käyttötarkoitus ja maksamistiedot.

8. Apurahanhakija- ja saajarekisterin säilytysajat

Niiden apurahahakijoiden tiedot, joille apurahaa ei ole myönnetty säilytetään hakuvuotta seuraavan vuoden loppuun, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Apurahansaajien tiedot voidaan säilyttää 10 vuotta, mukaan lukien myöntövuosi. Apurahan vastaanottajan nimi, myönnetty summa ja apurahan käyttötarkoitus säilytetään ikuisesti.

9. Perustelut apurahapäätöksistä apurahanhakijoille

Säätiö ei luovuta apurahahakemusten arvioitsijoiden eikä lausunnonantajien kommentteja hakijoille eikä Säätiö perustele päätöksiään, koska arvioitsijoilla ja lausunnonantajilla on oikeus antaa mahdollisimman rehellinen mielipide arvioitavista hakemuksista, jotka päätyvät vain apurahojen jaosta päättävien tietoon.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Myönnetyt apurahat voidaan julkaista Säätiön kotisivulla. Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista ilmoitetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA) apurahan saajan vakuuttamisvelvollisuutta varten ja verohallinnolle. Apurahahakemuksia käsittelevät Säätiön hallituksen ja asiamiehen sekä Nordea Bank Oyj:n henkilöstön lisäksi ulkopuoliset ennalta nimetyt apurahahakemusten asiantuntija-arvioijat. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät hakijan nimeämät suosittelijat, teknistä tukea antavat henkilöt, tilitoimistot ja tilintarkastajat. Tietoja näytetään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän kannalta tarpeellista.

11. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Apurahanhakijoilla ja apurahansaajilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Säätiön rekisterissä olevat tiedot. Tarkastuspyynnön ja kysymykset voi osoittaa säätiölle sähköpostilla tai Säätiön postiosoitteeseen.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Apurahanhakijoilla ja apurahansaajilla on oikeus säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamiseen. Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti Säätiön osoitteeseen: Suomen Arvopaperimarkkinoiden Edistämissäätiö
c/o Nordea Private Banking, Aleksanterinkatu 36 B, 00020 Nordea

Säätiö/ rekisterinpitäjä antaa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle tiedon mihin toimenpiteisiin tehdyn pyynnön johdosta on ryhdytty. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

13. Hyväksyminen henkilötietojen käyttöön

Kirjautumalla tähän säätiön apurahahaku -rekisteriin hyväksyn henkilötietojeni käsittelyn kuten edellä mainituissa 1-12 kohdissa on esitetty.